Are you OK with cookies?

We use small files called ‘cookies’ on ima-citizensrights.org.uk to give you the best experience on our site. Some are essential to make the site work, and some help us understand how people use the site so that we can improve your experience. You can choose to turn off the non-essential cookies. Which cookies are you happy for us to use?

How we work

Welsh Language Statement

The Welsh Language Act 1993 (the Act) gives the Welsh and English language equal status in public life in Wales. The Act requires specified public bodies providing services to the public in Wales to prepare a Welsh Language Scheme, setting out how it will provide those services in Welsh.

Whilst the Independent Monitoring Authority (IMA) is not specified under the Act, the IMA recognises its position as a public body based in Wales and will comply with the general thrust of the Ministry of Justice (MoJ) Welsh Language Scheme. We will make the MoJ Welsh Language Scheme available to all our staff via our intranet to encourage them to meet the needs of the Welsh-speaking public in Wales in accordance with the principles enshrined in the Act.   Our key principles are outlined in Annex 1. Where services are provided in Welsh, we will deliver these to the same quality and consistency in the standard of service as provided when that service is provided in English.

The MoJ Scheme is a corporate scheme that sets the overall Welsh language framework for the department. The Scheme covers the business areas and teams in MoJ’s corporate headquarters, including the department’s policy, finance, analysis, commercial, procurement, HR, estates, IT and communications functions.  In the handling of Independent Monitoring Authority applications from EU citizens and communication with staff and related bodies, due consideration will be given to the Welsh Language in line with MoJ’s overarching Welsh Language Scheme.  

Annex 1

Provision of services to the public

Our basic principles include:

  • responding in Welsh to correspondence received in Welsh via hard copy mail or email within the same timescale as correspondence written in English.
  • using bilingual letter header when writing to stakeholders in Wales e.g. Welsh Government, Members of the Senedd, Local Authorities etc.
  • using bilingual signage (estates and e-mail signatures).
  • publicising any events held in Wales in both Welsh and English.
  • giving bilingual consideration to routine publications e.g. statutory reports.
  • using a bilingual corporate identity on all correspondence, documents and publications to be used in Wales only.
  • ensuring consultations, publications, forms, notices and press releases are simultaneously available in Welsh where they are specific to the public in Wales or have an all-Wales relevance only.
  • ensuring contracts and grants comply with the Scheme by specifying Welsh language requirements and funding conditions relevant to the provision of the service in Wales.
  • advertising staff vacancies in Wales bilingually with notices in Welsh, and place these in Welsh language publications. Interviews will routinely be undertaken in English.

Datganiad y Gymraeg

Mae Deddf yr Iaith Gymraeg 1993 (y Ddeddf) yn rhoi’r un statws i’r Gymraeg a’r Saesneg mewn bywyd cyhoeddus yng Nghymru. Mae’r Ddeddf yn mynnu bod cyrff cyhoeddus penodol sy’n cynnig gwasanaethau i’r cyhoedd yng Nghymru yn paratoi Cynllun Iaith Gymraeg yn egluro sut bydd y gwasanaethau hynny’n cael eu cynnig yn y Gymraeg.

Er nad yw’r Awdurdod Monitro Annibynnol (IMA) yn cael ei nodi yn y Ddeddf, mae’r IMA yn cydnabod ei rôl fel corff cyhoeddus sydd wedi’i leoli yng Nghymru a bydd yn cydymffurfio â hanfodion Cynllun Iaith Gymraeg y Weinyddiaeth Gyfiawnder. Byddwn ni’n sicrhau bod Cynllun Iaith Gymraeg y Weinyddiaeth Gyfiawnder ar gael i’n holl staff trwy ein mewnrwyd, ac yn eu hannog i ddiwallu anghenion siaradwyr Cymraeg yng Nghymru yn unol â’r egwyddorion sydd wedi’u cynnwys yn y Ddeddf. Mae ein prif egwyddorion wedi’u hamlinellu yn Atodiad 1. Pan fo gwasanaethau’n cael eu darparu’n Gymraeg, fe wnawn ni ddarparu’n rhain i’r un safon a chysondeb a phan fo’r gwasanaeth yn cael ei ddarparu’n Saesneg.

Mae Cynllun y Weinyddiaeth Gyfiawnder yn gynllun corfforaethol sy’n nodi’r fframwaith Iaith Gymraeg ar gyfer yr adran. Mae’r Cynllun yn cynnwys y meysydd busnes a’r timau ym mhencadlys corfforaethol y

Weinyddiaeth Gyfiawnder, gan gynnwys swyddogaethau adran sy’n ymwneud â pholisïau, cyllid, dadansoddi, gweithgareddau masnachol, caffael, adnoddau dynol, ystadau, technoleg gwybodaeth a chyfathrebu.  

Wrth ddelio â cheisiadau gan ddinasyddion yr UE i’r Awdurdod Monitro Annibynnol ac wrth gyfathrebu â staff a chyrff cysylltiedig, bydd sylw priodol yn cael ei roi i’r Gymraeg yn unol â Chynllun Iaith Gymraeg cyffredinol y Weinyddiaeth Gyfiawnder.  

Atodiad 1

Darparu gwasanaethau i’r cyhoedd

Mae ein hegwyddorion sylfaenol yn cynnwys y canlynol:

  • ymateb yn Gymraeg i ohebiaeth a dderbyniwyd yn Gymraeg ar ffurf post copi caled neu e-bost, a hynny o fewn yr un amserlen â gohebiaeth Saesneg.
  • defnyddio pennyn llythyrau dwyieithog wrth ysgrifennu at randdeiliaid yng Nghymru e.e. Llywodraeth Cymru, Aelodau o’r Senedd, Awdurdodau Lleol ac ati.
  • defnyddio arwyddion dwyieithog (ystadau a llofnodion e-bost).
  • hysbysebu unrhyw ddigwyddiadau sy’n digwydd yng Nghymru yn y Gymraeg a Saesneg.
  • rhoi ystyriaeth ddwyieithog i gyhoeddiadau rheolaidd ee adroddiadau statudol.
  • defnyddio hunaniaeth gorfforaethol ddwyieithog ar unrhyw ohebiaeth, dogfennau a chyhoeddiadau a fydd yn cael eu defnyddio yng Nghymru yn unig.
  • sicrhau bod ymgynghoriadau, cyhoeddiadau, ffurflenni, hysbysiadau a datganiadau i’r wasg ar gael yn y Gymraeg ar yr un pryd â Saesneg pan fyddan nhw’n benodol i’r cyhoedd yng Nghymru neu’n berthnasol i Gymru gyfan yn unig.
  • sicrhau bod contractau a grantiau yn cydymffurfio a’r Cynllun drwy nodi gofynion Iaith Gymraeg ac amodau cyllido sy’n berthnasol i ddarparu’r gwasanaeth yng Nghymru.
  • hysbysebu swyddi gwag yng Nghymru yn ddwyieithog gyda hysbysiadau yn Gymraeg, a rhoi’r rhain mewn cyhoeddiadau Cymraeg. Fel rheol, bydd cyfweliadau yn cael eu cynnal yn Saesneg.